Los Cuatro Principios Básicos de la Administración

1. Planificación:

Es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.

• Importancia de la Planeación
  Ø Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
  Ø Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
  Ø Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
  Ø Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.
  Ø Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.
  Ø Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
  Ø La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
  Ø Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

2. Organización:

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.
Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización.
Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

• Elementos Básicos
  - Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos
  
  - Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
  
  - Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
  
  - Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.
  
  - Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
  
  Así, podemos decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social.
  Existe una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí, se conoce como: organización formal.



• Importancia
  - Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).
  - Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
  - Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.
  - Evita lentitud e ineficiencia.
  - Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
  - La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

3. Dirección:

Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión.

• Elementos:
  - Ejecución de los planes de acuerdo con a estructura organizacional
  - Motivación
  - Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
  - Comunicación
  - Supervisión
  - Alcanzar las metas de la organización



• Importancia de la dirección
  · Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
  · A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional
  · La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
  · Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.
  · A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

4. Control:

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

• Elementos del concepto
  - Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación.
  - Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
  - Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
  - Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
• Importancia del Control
  Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente.
  Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
  Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.