Indicadores de Gestión en Unidades de Información
Representación de los Indicadores
- Cifra absoluta: Refleja características particulares en un momento dado (Por ejemplo: número de usuarios de nivel primario).
- Porcentajes: Se refiere fundamentalmente a aspectos de distribución (Por ejemplo: Porcentaje usuarios que no acceden a los servicios del total de la población).
- Promedios y Otras Medidas estadísticas: Representa comportamientos típicos (Por ejemplo: Libros per-cápita).
Los indicadores requieren ser construidos tomando en consideración el espacio, el contexto, la especificidad, etc. Pueden ser:
- Simples: Cuando se refieren a una sola variable.
- Complejos: Cuando se refieren a una relación de dos o más variables.
Propiedades de los indicadores
Las cualidades más representativas son las siguientes:
- Validez:
- Pertinencia
- Sensibilidad
- Relevancia
- Representatividad
- Confiabilidad
- Demostrables
- Fácticos
- Eficientes
- Suficientes
- Flexibles
Aplicación de los indicadores
La aplicación general de los indicadores podría ser la siguiente:
Indicadores de diagnóstico
Ejemplos de indicadores asociados a los factores de éxito de la gestión:
EFICACIA: Mide el grado porcentual de satisfacción del cliente y del grupo en general, con respecto a la cantidad de alumnos atendidos.
Satisfacción del usuario = Total usuarios satisfechos (50)x100= 83.33%
Total usuarios atendidos (60)
Disponibilidad de equipos =Horas equipos de disponibles efectivax100
Total horas equipo disponibles
EFICIENCIA: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada profesional o técnico y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de horas atendidas, con respecto a horas atendidas programadas.
Horas-profesional = Horas profesional ejecutadas (30)x 100 = 100%
Horas profesional programadas (30)
EFECTIVIDAD: Mide porcentualmente la relación entre eficacia y eficiencia.
EFECTIVIDAD = EFICACIA X EFICIENCIA
100
Los indicadores de gestión se convierten en los “signos vitales” de la organización, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los síntomas que se derivan del desarrollo normal de los objetivos, metas, actividades, servicios, etc.
Concepto de indicador
Existen una serie de conceptos de indicador; no obstante, el concepto de indicador varía de unos autores a otros. Para unos cumple una función informativa, para otros es un instrumento en la toma de decisiones, o bien cumple una función de evaluación.
El concepto de indicador suele coincidir con el concepto matemático de variable. Aunque no todas las variables puedan ser indicadores, hay veces en que la variable puede utilizarse como indicador.
Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión son unidades de medida gerencial que permiten medir y evaluar el desempeño de la unidad de información frente a sus objetivos, actividades, metas, estrategias y responsabilidades con los grupos de referencia.
Características de los Indicadores.
Para definir un buen Indicador, es importante desarrollar un criterio para la selección de los indicadores que deberán controlarse en forma continua, ya que el seguimiento tiene un alto costo cuando no está soportado por un verdadero beneficio. Para esto se puede utilizar una sencilla técnica que consiste en responder cuatro (4) preguntas básicas:
1. ¿Es fácil de medir?
2. ¿Se mide rápidamente?
3. ¿Proporciona información relevante en pocas palabras?
4. ¿Se grafica fácilmente?
Funciones básicas de los indicadores:
- Simplificación
- Cuantificaron
- Comunicación
Dimensiones de los Indicadores:
- Cualitativas: Descripción de la variable.
El concepto de indicador suele coincidir con el concepto matemático de variable. Aunque no todas las variables puedan ser indicadores, hay veces en que la variable puede utilizarse como indicador.
Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión son unidades de medida gerencial que permiten medir y evaluar el desempeño de la unidad de información frente a sus objetivos, actividades, metas, estrategias y responsabilidades con los grupos de referencia.
Características de los Indicadores.
Para definir un buen Indicador, es importante desarrollar un criterio para la selección de los indicadores que deberán controlarse en forma continua, ya que el seguimiento tiene un alto costo cuando no está soportado por un verdadero beneficio. Para esto se puede utilizar una sencilla técnica que consiste en responder cuatro (4) preguntas básicas:
1. ¿Es fácil de medir?
2. ¿Se mide rápidamente?
3. ¿Proporciona información relevante en pocas palabras?
4. ¿Se grafica fácilmente?
Funciones básicas de los indicadores:
- Simplificación
- Cuantificaron
- Comunicación
Dimensiones de los Indicadores:
- Cualitativas: Descripción de la variable.
- Cuantitativas: Expresión porcentual, numérica, promedio, número absoluto.
Representación de los Indicadores
- Cifra absoluta: Refleja características particulares en un momento dado (Por ejemplo: número de usuarios de nivel primario).
- Porcentajes: Se refiere fundamentalmente a aspectos de distribución (Por ejemplo: Porcentaje usuarios que no acceden a los servicios del total de la población).
- Promedios y Otras Medidas estadísticas: Representa comportamientos típicos (Por ejemplo: Libros per-cápita).
Los indicadores requieren ser construidos tomando en consideración el espacio, el contexto, la especificidad, etc. Pueden ser:
- Simples: Cuando se refieren a una sola variable.
- Complejos: Cuando se refieren a una relación de dos o más variables.
Propiedades de los indicadores
Las cualidades más representativas son las siguientes:
- Validez:
- Pertinencia
- Sensibilidad
- Relevancia
- Representatividad
- Confiabilidad
- Demostrables
- Fácticos
- Eficientes
- Suficientes
- Flexibles
Aplicación de los indicadores
La aplicación general de los indicadores podría ser la siguiente:
Indicadores de diagnóstico
Los indicadores de diagnóstico son la base para el plan estratégico de la unidad de información pues permiten establecer en que situación se encuentra.
El análisis de estos indicadores permiten definir y precisar las necesidades y prioridades en las diferentes áreas de la unidad de información lo cual, a su vez orienta la asignación de los recursos.
Indicadores de seguimiento
La ejecución de las actividades programas y proyectos requiere contar con indicadores que aporten información relacionada con el comportamiento de las variables que intervienen en dicha ejecución.
El análisis de estos indicadores permiten definir y precisar las necesidades y prioridades en las diferentes áreas de la unidad de información lo cual, a su vez orienta la asignación de los recursos.
Indicadores de seguimiento
La ejecución de las actividades programas y proyectos requiere contar con indicadores que aporten información relacionada con el comportamiento de las variables que intervienen en dicha ejecución.
Estos indicadores pueden ser útiles para asegurar conducir la ejecución, pero también sirven como insumo para preparar y ejecutar nuevas actividades y proyectos, porque informan sobre áreas críticas que pueden llegar a presentarse durante la ejecución de las mismas y sobre las cuales es posible tomar medidas de prevención.
Los principales indicadores de seguimiento a la ejecución física de los proyectos pueden ser:
· Indicadores de Eficiencia.- Relacionan la cantidad de la actividad específica con el tiempo de su desarrollo. Se miden en porcentaje de ejecución en diferentes periodos de tiempo. Estos indicadores deberán compararse con lo programado en el cronograma de actividades y con base en esta comparación se determina la necesidad de ajuste o la continuación en iguales condiciones.
· Indicadores de Calidad.- Miden el cumplimiento de las especificaciones técnicas de cada una de las actividades del proyecto. Se obtienen mediante los informes de avance que presenta el supervisor del proyecto.
Indicadores de evaluación y resultados.
Permiten verificar el cumplimiento de los objetivos de las actividades y proyectos y su contribución al cumplimiento de los objetivos de la unidad de información. Para su definición, se deberá tener en cuenta las principales variables que determinan la operación, la producción y el efecto. Expresan de diferentes maneras el grado de obtención de los beneficios previstos con la actividad o el proyecto, además, suministran información para la obtención de parámetros de operación necesarios para la preparación de nuevas actividades y proyectos.
Los principales indicadores de operación y resultados pueden ser:
· Indicadores de Eficiencia.- Relacionan los costos del producto/servicio de la actividad o proyecto con el tiempo invertido en la producción. Deben compararse con las proyecciones y en general con los supuestos que tuvieron en cuenta en la evaluación preliminar de la actividad o proyecto en la cual se definió una producción mínima, a un costo por periodo de tiempo.
· Indicadores de Cobertura.- Relaciona el número de usuarios o beneficiarios de la actividad o proyecto en un periodo de tiempo determinado. Al igual que los anteriores indicadores deben compararse con la población objetivo y las proyecciones de incorporación en el tiempo.
· Indicadores de calidad.- Relaciona las características de los bienes o servicios producidos por la unidad de información, en términos de calidad, de acuerdo con la aceptación por parte de los usuarios. Se obtiene a través de encuestas o de sistemas de recepción de sugerencias, quejas o reclamos por parte de los usuarios. Se expresan como buena, regular o mala calidad, de acuerdo con el contenido de dichos sistemas y las ponderaciones definidas para cada variable que mida la calidad.
· Indicadores de Impacto.- Miden la contribución de la actividad o proyecto al cambio en los indicadores de diagnóstico como resultado de su operación. Todas las actividades o proyectos se relacionan con el mejoramiento de las condiciones de los.... Por las actividades o los proyectos afectan de alguna manera a los indicadores de diagnóstico.
Van House, Weil y McClure (1999) agrupan los indicadores de la siguiente manera:
- Indicadores de inputs: Recursos introducidos en el sistema de personal, infraestructura, equipamiento, presupuesto, colecciones, información digital, etc.)
- Indicadores de procesos: Las actividades que transforman los recursos en productos (ingreso, registro, clasificación, catalogación, indización, bases de datos, etc.)
- Indicadores de actividad: Son los productos y servicios generados a partir de los procesos realizados (todos los servicios, el acceso a la información, catálogos, bases de datos)
- Indicadores de resultados o de impacto: Los cambios ocurridos a partir de la intervención de los servicios y productos en los usuarios.
El Colegio de Bibliotecarios Documentalistas de Cataluña (1995) orienta los indicadores con la toma de decisiones de la siguiente manera:
Los principales indicadores de seguimiento a la ejecución física de los proyectos pueden ser:
· Indicadores de Eficiencia.- Relacionan la cantidad de la actividad específica con el tiempo de su desarrollo. Se miden en porcentaje de ejecución en diferentes periodos de tiempo. Estos indicadores deberán compararse con lo programado en el cronograma de actividades y con base en esta comparación se determina la necesidad de ajuste o la continuación en iguales condiciones.
· Indicadores de Calidad.- Miden el cumplimiento de las especificaciones técnicas de cada una de las actividades del proyecto. Se obtienen mediante los informes de avance que presenta el supervisor del proyecto.
Indicadores de evaluación y resultados.
Permiten verificar el cumplimiento de los objetivos de las actividades y proyectos y su contribución al cumplimiento de los objetivos de la unidad de información. Para su definición, se deberá tener en cuenta las principales variables que determinan la operación, la producción y el efecto. Expresan de diferentes maneras el grado de obtención de los beneficios previstos con la actividad o el proyecto, además, suministran información para la obtención de parámetros de operación necesarios para la preparación de nuevas actividades y proyectos.
Los principales indicadores de operación y resultados pueden ser:
· Indicadores de Eficiencia.- Relacionan los costos del producto/servicio de la actividad o proyecto con el tiempo invertido en la producción. Deben compararse con las proyecciones y en general con los supuestos que tuvieron en cuenta en la evaluación preliminar de la actividad o proyecto en la cual se definió una producción mínima, a un costo por periodo de tiempo.
· Indicadores de Cobertura.- Relaciona el número de usuarios o beneficiarios de la actividad o proyecto en un periodo de tiempo determinado. Al igual que los anteriores indicadores deben compararse con la población objetivo y las proyecciones de incorporación en el tiempo.
· Indicadores de calidad.- Relaciona las características de los bienes o servicios producidos por la unidad de información, en términos de calidad, de acuerdo con la aceptación por parte de los usuarios. Se obtiene a través de encuestas o de sistemas de recepción de sugerencias, quejas o reclamos por parte de los usuarios. Se expresan como buena, regular o mala calidad, de acuerdo con el contenido de dichos sistemas y las ponderaciones definidas para cada variable que mida la calidad.
· Indicadores de Impacto.- Miden la contribución de la actividad o proyecto al cambio en los indicadores de diagnóstico como resultado de su operación. Todas las actividades o proyectos se relacionan con el mejoramiento de las condiciones de los.... Por las actividades o los proyectos afectan de alguna manera a los indicadores de diagnóstico.
Van House, Weil y McClure (1999) agrupan los indicadores de la siguiente manera:
- Indicadores de inputs: Recursos introducidos en el sistema de personal, infraestructura, equipamiento, presupuesto, colecciones, información digital, etc.)
- Indicadores de procesos: Las actividades que transforman los recursos en productos (ingreso, registro, clasificación, catalogación, indización, bases de datos, etc.)
- Indicadores de actividad: Son los productos y servicios generados a partir de los procesos realizados (todos los servicios, el acceso a la información, catálogos, bases de datos)
- Indicadores de resultados o de impacto: Los cambios ocurridos a partir de la intervención de los servicios y productos en los usuarios.
El Colegio de Bibliotecarios Documentalistas de Cataluña (1995) orienta los indicadores con la toma de decisiones de la siguiente manera:
Ejemplos de indicadores asociados a los factores de éxito de la gestión:
EFICACIA: Mide el grado porcentual de satisfacción del cliente y del grupo en general, con respecto a la cantidad de alumnos atendidos.
Satisfacción del usuario = Total usuarios satisfechos (50)x100= 83.33%
Total usuarios atendidos (60)
Disponibilidad de equipos =Horas equipos de disponibles efectivax100
Total horas equipo disponibles
EFICIENCIA: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada profesional o técnico y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de horas atendidas, con respecto a horas atendidas programadas.
Horas-profesional = Horas profesional ejecutadas (30)x 100 = 100%
Horas profesional programadas (30)
EFECTIVIDAD: Mide porcentualmente la relación entre eficacia y eficiencia.
EFECTIVIDAD = EFICACIA X EFICIENCIA
100
Meta semanal por profesional o técnico:
EFECTIVIDAD = 83.33 X 100 = 83.33%
100
EFECTIVIDAD = 83.33 X 100 = 83.33%
100
YSABEL CARPIO ZULOETA
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