Son incuestionables los enormes cambios que están ocurriendo, ya hace algunos años, en todo el mundo y que han provocado un cambio radical en la forma de gerenciar las instituciones.
El poder del conocimiento, preconizado por Peter Drucker desde mediados del siglo XX, nos obliga a desarrollar sistemas eficientes y eficaces de gestión de la información, como un pilar fundamental para lograr una buena gestión del conocimiento en nuestras organizaciones.
Los Sistemas de Información tienen una enorme importancia en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno. La voluntad de lograr un sistema de información útil, que permita obtener una ventaja competitiva, implica la posibilidad de ofrecer múltiples, frecuentes, oportunas y relevantes informaciones.
Cualquier institución científica que abogue por alcanzar niveles elevados de eficiencia y eficacia en la gestión de sus funciones sustantivas debe considerar el desarrollo de iniciativas dirigidas en este sentido.
Los SI y la toma de decisiones.
Los SI van mucho más allá que el diseño y desarrollo del subsistema informático. Un SI puede definirse como "un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución", además de ayudar a dichos directivos y personal a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos en un ambiente intensivo de información. La gestión de la información está orientada al control, preservación y retención de la información
Las necesidades de información pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras, con el objetivo de realizar una dirección proactiva. Las necesidades de información se agrupan según las unidades organizativas de la institución y las aplicaciones que cada una de ellas lleve a cabo. Resulta importante la necesidad de información sobre el entorno, implicando un mecanismo de observación que provea constantemente información relativa a los principales factores estratégicos: competencia, tecnología y política, entre otros. Igualmente, resulta una constante el análisis de información sobre aspectos claves de la organización como I+D, producción, recursos humanos y finanzas, entre otros. La elección o combinación de diversos procedimientos, lógicamente dependerá de las condiciones específicas de cada institución y de los individuos que la componen.
Sistemas de soporte a la decisión.
Conforme pasa el tiempo, tal pareciera que las cosas se vuelven más complejas en todos los sentidos definitivamente la palabra clave es “decisiones”, durante todo el transcurso de nuestra vida, continuamente tenemos que decidir, por una cosa o la otra, hago esto o lo otro. Y para las empresas es la misma situación, actualmente todo se ha acelerado, la tecnología avanza drásticamente segundo a segundo, el mercado se vuelve muy dinámico e inestable, surge la economía digital, hay más competencia, la información que necesitamos a aumentado en grandes cantidades, y el tiempo que se tiene para decidir es cada vez menor.Es por eso que las organizaciones necesitan herramientas acordes al momento que se está viviendo, para que puedan salir adelante, e ir cambiando en sincronía con el ambiente que las rodea. Uno de estos indicadores surge gracias a la tecnología, y es conocida como Sistemas de Soporte a la Decisión o DSS por sus siglas en inglés, que vienen a apoyar un proceso fundamental que es la toma de decisiones.
¿Qué es un DSS?
Apoya a la toma de decisión mediante la elaboración de aplicaciones de cómputo, que les permitieran agrupar a los problemas y niveles administrativos de forma estructurada, así como implementar reglas o procesos específicos.
Es un sistema de información basado en computadora que combina modelos y datos en una tentativa para resolver problemas semiestructurados con un involucramiento pleno del usuario.
Un DSS generalmente se compone de reglas y mecanismos, una base de conocimiento organizacional donde se encuentran diferentes alternativas a la solución de un problema específico. Con esto, el administrador puede visualizar que pasará si decide tomar una decisión o si decide cambiarla y combinarla con otros escenarios.
¿Por qué es necesario un DSS?
La información es un factor crítico para el éxito empresarial, ésta es cada día más abundante y diversa, procedente de múltiples fuentes, que llega en diferentes formatos, que hay que recoger, ordenar, explotar, y manipular para obtener un valor agregado, forma parte de la estrategia competitiva de las organizaciones.
Si la información de una empresa no es administrada adecuadamente y no está disponible para su uso en el momento adecuado, puede perder todo valor ante el proceso de toma de decisiones. Esto hace evidente la necesidad de procesos y herramientas que faciliten el manejo e interpretación de los datos que arrojan los sistemas de operación y producción. Para entender un DSS es necesario entender también lo que es la toma de decisiones.
La toma de decisiones
La toma de decisiones es una parte esencial en la existencia y supervivencia de las organizaciones, y por desgracia en muchas ocasiones no es una actividad sencilla y rápida, además de que para tomar un buena decisión están involucrados otros factores como por ejemplo, Información y el juicio de la persona.
Conforme van pasando los años esto se vuelve más y más complejo, debido a la dinámica de las empresas y el ambiente en el que están inmersos, y conforme pase el tiempo esto se irá incrementando. De ahí surge la necesidad de estar siempre actualizados en cuanto a información relevante para la compañía, ya no solo interna, sino externa, y por otro lado contar con las herramientas necesarias que apoyen el proceso de la toma de decisión. Según un estudio realizado, algunas razones por las que ahora se vuelve más complejo y difícil, son las siguientes:
. El número de alternativas disponibles es ahora mayor debido al surgimiento de la tecnologías y los sistemas de comunicación
· El costo de los errores administrativos puede ser muy grande por la complejidad y la magnitud de las operaciones y las reacciones que estos errores pueden causar.
· La información necesaria para tomar decisiones puede ser difícil de accesar y se ha incrementado exponencialmente.
· Las decisiones deben ser tomadas rápidamente.
En la toma de decisiones Rivera y Turban las dividen y describen de la siguiente manera:
· Inteligencia: Es la etapa en la que el individuo recopila información para identificar los problemas que ocurren en la organización.
· Diseño: Es cuando el individuo concibe las posibles alternativas al problema en la organización.
· Selección: El individuo selecciona una alternativa entre las posibles soluciones.
· Implantación: Aquí finalmente el individuo ejecuta la decisión e informa el progreso de su decisión.
Antón Silva Yomheiny
No hay comentarios:
Publicar un comentario